年次総会の基本計画と運営体制

  - 総会は4月5日（日）10:00〜12:00を予定。

集合は9:00〜9:30、会場設営後に開始。

  - 会場予約が必要。予約用ID/パスワードは総務保有の可能性があり、田代さんへ確認予定。

  - 出席者受付で会員数の2/3以上を確認し成立要件を満たすこと。

委任状は欠席者へ配布・回収（班長経由、期限設定、ポスト投函）。

  - 会計監査後に資料配布（監査は2/28予定、監査後今月22日頃受領見込み）。

3月第2日曜日に総務長が資料の大まかなまとめ・コピー配布。

  - 歴代の総会シナリオ（レジュメ）を日付・担当者更新のうえ使用。

議長は第三者に依頼する慣例で合意。

- 議長依頼候補

  - 昨年は銀嶺会の小山氏が担当。今年も小山氏に依頼する方針で異論なし。

  - 総務でシナリオ作成し3月配布予定。

- 総会提出予定の議案と作成スケジュール

  - メイン4件：班の統合、貸金庫をやめる、広報物の配布方法変更（回覧板活用等）、募金をやめる。

  - 追加：会館使用料改定（会則第9条）提案。非営利300円→500円、営利800円→1,000円。集会場利用規約の該当条・項を特定して改訂文言挿入。

  - 改定案の配列・当日進行手順を確認中。印刷所入稿のため資料早期確定が必要。本日から雛形作成、次回定例会で読み合わせ、3月定例会で最終確定のうえ印刷し、委任状とセットで配布。 結論：3月定例会で最終確定、印刷・配布の流れで合意。

- 募金の取扱い・集金方法の見直し

  代替案・ソフトランディング：総会（集会日）持参方式、募金箱設置（議案成立後運用）。来訪が少なければ段階的廃止（例：2年計画）。「やりたい人だけがやる」任意性確保。1年間試行運用し結果を共有し翌年以降検討。

  結論：一律集金廃止・有志持参方式へ移行する原案（ハード）で提案。任意性を前提に班長負担軽減や方式変更を検討。最終結論は総会決議に懸ける。

- 会館使用・公文教室の試行契約と料金設定

  - 3月のみ試行契約：週2回、各回6時間、1時間800円。1回4,800円、週2回9,600円、月4週で38,400円。4月以降は議案承認を前提に1時間1,000円へ値上げ。

  - 月額ではなく「使用回数×単価」で契約。利用時間は月・木14:00〜20:00（片付け含め20時厳守）。公文側希望21時は不可。

- 玄関設置の掲示・収納ボックス導入

  - 鍵なしタイプを玄関に設置予定。雨対策はラミネート掲示、テプラで表示。「ゴミ箱ではありません」等の注意表示を検討。

  - 転倒・飛散防止に重し（鉄板、石、ペットボトル水等）を下部に入れる案。

- 会計報告（2/1時点）と総会資料フォーマット

  - 収入実績：2,637,363円。夏祭り売上や雑収入は今年0円で項目掲載の要否検討。

  - 分担金、連合会負担等の科目説明。

  - 班長手当：本来5名だが3名分（45,000円）支払い。

  - 助成金（銀嶺会）：振込手数料込み支払い（今年は相手方負担）。

  - 支出・繰越：期末見込みで数値変動（2月末反映）。時期繰越金見込みの数値は不確定。

- 来期予算編成と世帯数確認

  - 収入は予定ベースで組み、募金は含めない。議案が廃案なら例年通りで対応。

  - 支出は「福祉文化部」等に活動費を統合し、最終的に活動費25万円で計上。会館費用は公文関連費を含めて修正。

  - 現在仮で「333世帯」等を置いているが約10件減見込み。地図データをライン共有し、退会・在籍確認を再チェックして確定。

- リフォーム・修繕費の繰越処理

  - 23年度予算50万円。前年支出394,620円で未使用分を繰越済み。

  　修繕費未使用分は繰越継続。

- 役員活動費・名目整理

  - 班統合により役員が1名減、9班想定で金額算定。

  - 交通費の概算は除外、役員活動費名目で運用。

- 議案書の取りまとめ・提出

  - 第三号議案の取りまとめ進行中。参考資料の記載は控え、配信用内容をメール送付。副会長へ取りまとめ版を渡し、全体統合して提出。

- クラウド運用・共有体制の検討

  既存の自治会Googleドライブを利用。まずはGmailへファイル送付→ドライブ保存。

- 班名簿・個人情報管理の統一

  - 班ごとに名簿フォーマットがバラバラで一元管理できていないため、自治会Gmailへ各班名簿を送付しExcelで統一フォーマットに整備。項目は「名前・住所・電話番号・班」。退会届に基づく人数更新が可能な運用へ。

- 会場予約を実施（予約用ID/パスワード確認）。

- 欠席者向け委任状を準備し、全会員へ配布（班長経由、期限設定、ポスト投函）。

- 会計監査結果を2/28に実施、今月22日頃受領し総会資料へ反映。2/25入出金締め。

- 総務で総会シナリオ（レジュメ）を作成し3月に配布。原案コピー準備と来月配布。

- 総会向け資料の雛形を本日から作成、次回定例会で読み合わせ可能な状態に。3月定例会で最終確認・承認、印刷入稿、資料＋委任状配布。

- 改定議案（広報関連、回覧、募金、班統合、貸金庫廃止、会館使用料改定）の文言確定・配列整理。

- 修繕費未使用分の繰越計上（LED工事・不具合修繕内訳明記）。今年度の修繕優先順位と設備点検計画の策定。

- 第三号議案の内容を本日中にメール送付、副会長へ取りまとめ版提出。

- 会議長費用証明書を会館住所・代表者山田で作成・提出。