- 全体清掃（10時半開始）の人員計画

  - 10時半から全体清掃。参加者把握は未完了。

  - 防災倉庫対応は最低2名（場合により3名）を優先確保。

    - 欠席が多い可能性に備え、まず防災2〜3名を振り分け、残りで清掃へ。

    - 1階・2階・外の人数配分は未決。昨年実績を踏まえ、今年も人数目安を決める提案。

  

 

- 総務連絡および担当者の宿題

  - 総務部から特段の連絡・困難事項なし。

  - 担当者の宿題（パソコンの中身確認）は失念・未着手。

  - 当日パソコンは手元にないことを確認。

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年間スケジュール・役員選定・監査・報酬支給・広報配布見直し

- 来年度役員選定の段取りと年内準備確認

  - 年内に会長立候補者の回覧を実施方針。総務部長が昨年度データを用意し、来月確認後に11月回覧案。

  - 1月に役員候補者へ活動説明後、まず3役を決定。2月に補欠候補（繰り上がり）選定。

  - 3月に総会資料作成を並行し総会準備を加速。

- 総会資料・配布と会計処理・監査のスケジュール

  - 総会資料は3月完成・配布。その資料で総会へ。

  - 金銭出納は遅くとも2月末までに完了。領収書は2月末まで提出要請。

  - 3月に会計監査実施。銀行口座残高・現金残高・出納帳のチェック完了が前提。昨年度の途中監査難航を踏まえ、今年は3月早々に一回で終えることを目指す。

- 役員報酬の支給と受領手続き

  - 総会認証の改定案に基づく活動費（報酬）は1月定例会で支給。日程は「1月18日の日曜日」。受領はサインで対応（印鑑不使用）。

  - 欠席者の事前連絡と早めの受領を促し、監査前に支給完了を強調。

- 年間活動報告と自治会活動の見直し

  - 各部は「今年やったこと」「来年やってほしいこと」を整理した年間活動報告書を作成。総務は会員数の増減、広報配布方法改善、必要な班の編成見直しが対象。

  - 副会長中心で「自治会活動の実態と見直し」改定案を整備し、必要に応じ総会に諮り多数決で改正。班編成、活動費変更などが承認事例。

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- 広報誌の配布方法の改善検討

  - 戸別配布の負担が大きく、業務委託の可能性を検討。アンケートで配布者募集、報酬額明示の回覧案。4月総会にかける前に担い手探しを想定。

  - 現在約250世帯、月2回配布。年間約9万8千円の市補助金が「配布コスト」として収入計上されている。

    - 補助金の取り扱いで、委託者へ直接充当案（「9万8千円を全額委託者へ」）が提案。

    - 配布数に応じ補助金減額有。

  - 250軒・月2回では年間10万円は見合わない可能性。約120件程度へ半減できれば「年間10万円で受託可能」見通し。

  - 代替案として、戸別配布をやめ自治会などに設置し「自由に取りに来てもらう」方式を検討。設置費用等に補助金活用の可能性。

   - 自治会活動における「ボランティアとビジネス」の物差しの違いがあり。報酬を時給で評価する難しさ、コミュニティ活動の意義（防災・防犯・子どもの安全）を踏まえ負担軽減策を検討。地域最低賃金上昇（1225円）によるコスト増に言及。

 

- 広報配布の見直しと方針案

  - 広報紙「いらない人」を再アンケートで精査し、配布先削減方針。昨年・一昨年で配布枚数が200減、会員約350のうち150はデジタル閲覧。

  - 自治会として広報紙配布停止を市に打診する案。「自治会員だけが紙を受け取るのは不自然」「市のコストダウンで自治会に負担が移っている」問題意識。

  - 配布停止可否は市役所や議員に確認。市内各所で入手可能なため、自治会として拒否できる可能性の見解。

- 回覧板の役割と運用改善

  - 回覧板は昨年の結論「全世帯で継続」を維持。防犯パトロール等の周知・参加確認に有用。

  - デジタル化を市と連携して検討中。未対応者への連絡手段が課題。

  - 長期不在や単身者で防犯上ポストに溜めたくない世帯は、回覧メンバーから外す等の柔軟対応をアンケート項目へ。

- 配布負担軽減と人材確保

  - 配布負担が会員離脱の一因。紙配布対象を大幅に絞る方針。

  - 配布は「労働」であり有償化を許容する意見。半ボランティアとして小遣い程度の手当で散歩がてら配布する人材募集。病欠対策で2〜4人のグループ運用案。

 - 高齢者・独居世帯への見守りと配布方法

  - 紙希望者には紙で届けつつ、配布の意味づけとして「見守り」機能がる。ポスト投函だけでなく手渡しで安否確認機会に。

  - 民生委員の定期的声掛け活動（独居老人支援）が紹介され、外部団体のボランタリーな見守りの共有。

- アンケート設計と実施方法

  - 昨年は「広報いらない方」「LINE閲覧希望者」を把握。今回は「広報必要ですか」を見出しにし、配布削減・停止を前提に再調査の意向。

  - 回覧板についても「回さなくてよい」希望の有無、長期不在・単身者の防犯配慮項目を追加提案。

  - 記入方式は「紙で必要な人」に書いてもらう案だが、高齢者の理解懸念と過去クレーム事例に言及。

 

- 総務・広報体制の目標

  - 来年総務が2人体制へ。広報業務を大幅縮減したい明確な目標。

  

- 当日の作業割り当て（清掃関連の現場対応）

  - 現地対応メンバーは近藤・高井を確定。男性メンバー（海藤・太田・早川・下山）を割り当て。距離に応じて座席を「こちら側／向こう側」に三名ずつの運用。

  - 向こう側は現地解散。職場参加者は戻る必要なし。残りの女性メンバーは室内清掃担当予定。

  - 掃除機は会場備品を使用予定だが、買い忘れがあり家電量販店でダイソンシリーズを購入予定。

  - 男性は屋外の草取り担当。袋や軍手は会長および担当者が用意済み。

  - 梅の木は業者へ剪定依頼済み。作業終了後は流れ解散。

  - 作業は遅くとも12時までに終了目標。

  - 出た草等のゴミは所定場所に置けば透明袋で回収される。

 

 防犯パトロールの継続性と謝礼の検討

  - 8月防犯パトロール参加者不足問題。高齢化による継続困難。

  - 謝礼を従来のクオカード500円から1000円に増額案、または毎回配布案。生活必需品（家庭用ゴミ袋20リッター約450円）毎回配布案も。

  - 防犯部の年度予算未使用のため、半期終了（9月終わり、現在12月見込み）を機に「1000円のクオカード」配布案に同意。年齢層に合わせ汎用品検討。

  - 次年度に向け、1回参加ごとにゴミ袋（約300円）配布案を議題化し承認目指す。

  - 配布手間軽減策として、リーダーにまとめて渡す（半年に1回等）、定例会（第1・第2日曜日）で受け取り。

 

- 市内一斉清掃日の周知・運営

  - 春はささら自治会の単独清掃日だったが、11月16日は市内一斉清掃日（公文確認）。全市統一の意識で周知。

   - 周知物・配布物の取りまとめ

  - 必要枚数は後ほど各自がLINEで連絡し、全量取りまとめ。

 

- 防災関連（安否訓練・講演会・避難所運営訓練）

  - 安否訓練は11月8日（土）実施。必要な「黄色いハンカチ」がない世帯には会場で用意し持ち帰りを周知。確認点数の集計は翌日の定例会に持参し取りまとめ、大場市民センターへ提出。

  

  - 防災講演会は11月22日（土）滝沢市民の家で開催予定。ササラ防災名義で予算支出依頼。防災予算から支出に同意。

 

  - 避難所運営委員会（開設訓練）は10月23日滝沢中学校で18時から予定。詳細未着。役員出席不要見込みで防災関係者と会長が対応。平日18時は就業者に厳しいが、有意義だったとの意見共有。

  

- 赤い羽根募金の配布

  - 市民センター協議会から配布物が届き回覧板にて配布。

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- 年末イベント（もちつき大会）

  - 12月21日に「ささらのもちつき大会」を実施予定。親睦目的。準備は山崎会長が担当。

 

- 12月定例会と行事運営（餅つき大会・懇親会）

  - 定例会を当日へ移動し9時開始、11時から餅つき大会。鏡餅づくり、場での飲食・持ち帰り、写真撮影、味付け（大根おろし・あんこ等）。

  - 餅つき終了後、15時ごろから懇親会。アルコールを用意してコミュニケーション促進。

  - 一般会員や子どもも参加可能で昨年並みの量確保を目指す。

- もち米価格高騰と予算対応

  - もち米が高騰（過去キロ500円→現在キロ1000円弱）。同量実施は予算オーバー見込み。

  - 予算内で量確保へ安価調達先を検討。詳細は11月に報告予定。

  - 一般米も価格上昇（5キロで4000円以上）。農家直接取引の手配意向。

- 清掃関連物品の在庫・記録管理

  - 昨年の清掃粗品の余り（ピンクの袋）を保管。使用可能で数量記録に合意。

 

- 有料ゴミ袋の購入方法と割引案

  - 自治会として購入で10%オフ制度あり。大量購入し自治会員へサービス配布案。

  - 具体申請はサイトで申請用紙を探し手続きを検討。足りない場合は通常購入も選択肢。

 

- クラウド化（Google Workspace 非営利版）の提案

  - 非営利向けGoogle Workspaceを無料利用可能の紹介。団体テナントを作成し会長・役員など役割アカウントで運用提案。

  - 資料共有をクラウドで完結。ウェブ会議やGoogleフォームのアンケートも利用可能。USB受け渡しの故障・紛失リスク低減。

  - 認証に管理者の電話番号などが必要見込み。役割アカウントで引き継ぎ運用が望ましい。

  - 来月までに準備し、プロジェクターで便利さ・引き継ぎ方法をデモ。セキュリティ運用（年度ごとのパスワード変更等）は引き継ぎ時の取り決めで対応。

 

- キャッシュレス導入（PayPay）に関する検討

  - 手数料2%で会費支払いに利用可能。募金は不可。物販やイベント都度会費には利用可。

  - 現金派との混在による運用煩雑化、手数料負担（自治会負担）の懸念。PayPay採用理由の比較検討（楽天ペイ等）必要。

  - 現在、募金と会費をセットで集金のため、会費のみキャッシュレス化の効果は限定的との意見。

  - 目標は集金負担軽減と効率化。可能手段を調査し、来月に情報提供と選択肢整理を継続。

 

- 次回予定と後片付け

  - 次回は11月9日実施予定。10時開始。