定例会 連絡・報告事項

- 冒頭の連絡:

  - 見守りボランティア説明会: 当日13:30から開催。

  - 夏フェス写真報告: 当日11:00よりプロジェクターで実施。

  - 夏季の会館開放: 8月末に約1週間、小中学生向けに会館を開放。

- 各担当からの報告: 総務部長、防犯担当ともに特記事項なし。

- 次回定例会: 9月7日(日)に開催予定。

夏のイベント報告と計画

夏フェス（7月19日）実施報告

- 成果: 7月19日に無事開催。参加者は一般511名、ボランティア125名と昨年から大幅に増加。子どもからシニアまで幅広い世代が参加し、他自治会からも好評を得た。

- 来賓: 校長・教頭、市民センター長、自治会連合会役員などが参加。

- 広報: 当日の様子をまとめた動画を作成中。

- 今後の展望: 将来的には自治会員以外も参加できる地域のお祭りへの発展を目指す。

- 購入物品: カセットボンベ6本、養生テープ、カラー粘着テープ、封筒を購入。

ラジオ体操（8月18日～23日）

- 概要: 8月18日～23日の6日間、朝7時から山公園で実施。猛暑が懸念される。

- 参加促進策: 参加者全員にアイスと水類を毎日配布。最終日には子ども向け景品も用意。

- 参加者見込み: 昨年度実績（延べ220名）と同程度を期待。

- 来期への申し送り: ささら地区の南永山公園でも同時開催できるよう、来期役員へ申し送りを検討。

水鉄砲大会（8月24日）

- 概要: 8月24日16時から滝野沢小学校で約1時間開催。

- 運営: 予算・景品なしで実施。水鉄砲は各自持参。事故防止のため、今年は的当てなど穏やかな内容に変更。水汲みボランティアの協力が必要。

集会所の管理・運営

消耗品・備品の補充と購入計画

- 補充・購入済み: トイレットペーパー等の消耗品、食器用洗剤、プリンターのカラーインクを補充・購入済み。

- トナー購入計画: プリンターのトナーが切れたため、安価な互換品（2本セットで純正品の1/3程度の価格）を実験的に導入予定。

- 掃除機購入計画: 2階用に予算3～4万円程度のコードレス掃除機の購入を計画中。

予約システム「リゼルバ」の運用課題

- 課題: 無料プランの予約件数上限に達しそうなため、繁忙期のみ月単位（5,000円/月）で有料プランに切り替えることを検討。また、無料プランでは特定日時の「予約不可設定」ができなくなっている。

2階クーラーの不具合

- 状況: 効きが悪いとの報告があり、現在連続運転で状況を確認中。

- 今後の対応: 修理不可能な場合は、来年度予算での買い替えを検討する。

防災・防犯関連

防災備品の管理状況と課題

- ヘルメット: 班長間で巡回し、テプラでラベルを貼付して管理を徹底する。

- カセットボンベ:

  - 現状: 防災倉庫内が高温になるため、夏場は破裂・発火のリスクが懸念される。現在は会館和室にも保管中。

  - 対策: ヘルメットと同じ2階の棚に集約する案や、夏場のみ近隣会員宅に一時保管する案を検討。

- センサーライト: 落下していたものを和室で保管中。充電切れで動作未確認。再設置には落下防止の工夫が必要。

- 防災倉庫の課題:

  - リストと現物の不一致: リストにない発電機やブルーシートが発見されるなど、在庫管理が不正確。

  - 北倉庫: 防災倉庫として管理されておらず、管理者や備品リストが不明確。

  - ヤムコウ防災倉庫: 収納性が悪く、重いリヤカーが出し入れを妨げている。

- 改善提案:

  - 誰が見ても中身が分かるよう、倉庫の扉や棚に内容物リストを大きく掲示する。

  - 防災倉庫の鍵のスペアを作成し、会館のキーボックスで一元管理する。

防災訓練・講演会

- 安否確認訓練: 11月4日(土)に実施。安否確認用ハンカチの更新が必要か回覧で確認し、必要なら40個作成を依頼する。

- 夏フェスでの機材確認:

  - 発電機: ガス式1台を約1時間稼働させた結果、ガス欠に。有事の夜間利用には相当数のガスボンベ備蓄が必要と判明。

  - トランシーバー: 自治会館とグラウンド間で正常に通信できることを確認。

- 防災運営委員会: 10月23日(月)18時から大場市民センターで開催される会議に、会長、櫻井氏、副会長で調整し出席する。

- 合同防災講演会: 11月22日(水)、笹山自治会主催の防災講演会（講師: 宮丸みゆき氏）に協力。回覧板での告知を行い、経費の一部（お茶代等）を負担する方向で合意。

自治会運営の改善提案

貸金庫の解約検討

- 現状: 三浦信用金庫と年間19,800円で契約中だが、保管物は電子化が進んだ古い図面や権利書のみで、費用対効果が低い。

- 提案: 貸金庫を解約し、保管物は会館の金庫で管理。削減した費用は自治会員への還元活動に充当する。

- 今後の進め方: 解約手続きの期限を信用金庫に確認し、来年の総会で正式に提案する。参考として、保管書類を役員で回覧する。

自治会運営のデジタル化（DX）提案

- ウェブ会議の導入: 遠隔参加や議事録自動作成の利便性から、来所とオンラインのハイブリッド形式での試験導入を検討。

- 資料のクラウド化: 資料が各所に分散している現状を改善するため、クラウドストレージを契約し、資料の一元管理と共同編集を目指す。セキュリティ対策が今後の課題。

- 回覧板の電子化: 紙媒体の希望者が多いため、当面は紙と電子のハイブリッド運用を継続しつつ、徐々に電子化への移行を目指す。

その他の共有事項

- 社会福祉協議会からの協力依頼:

  - 見回り活動: 9月3日・4日、滝正中学校での生徒の見回り活動に協力。

  - 敬老お祝い品準備: 9月2日、敬老お祝い品の準備作業を手伝う。

- チラシ配布計画: 笹山地区では回覧板に加え、全戸へチラシを直接ポストインする計画。チラシは来月配布予定。